On-boarding w firmie Borga [2019-12-04] Nawet najlepiej i najstaranniej przeprowadzony proces rekrutacji, nie daje gwarancji, że nowy pracownik nie zrezygnuje z pracy po jej rozpoczęciu. Dopiero w trakcie pracy okazuje się, czy środowisko, sposób komunikacji i działania, są zgodne z jego oczekiwaniami. Nawet najbardziej szczegółowe rozmowy kwalifikacyjne nie są w stanie oddać atmosfery pracy i zachowań ludzkich w codziennych sytuacjach. W firmie Borga zdajemy sobie sprawę jak wymagającym jest rynek budowlany, a w szczególności rynek hal przemysłowych, dlatego staramy się, by proces wdrażania był przeprowadzony tak starannie, jak to tylko możliwe. Stąd pojawiło się w obszarze HR tak ważne zjawisko jak „on-boarding”, czyli wdrażanie nowego pracownika do organizacji. Jaki jest cel on-boardingu? Celem on-boardingu jest zapoznanie nowego pracownika z zakresem zadań jakie będzie wykonywać, przygotować go do tego poprzez odpowiednie szkolenia, spotkania z reprezentantami działów, z którymi będzie na co dzień współpracował. Daje to możliwość dopytania o szczegóły praktyczne oraz działania poszczególnych procesów, na przykład przy projektowaniu czy budowie hali stalowej. Nowy pracownik poznaje przy tym osoby, z którymi będzie współpracował, dzięki czemu przyspiesza też proces adaptacji w nowym dla niego otoczeniu. Dobrze wdrożony pracownik szybciej osiąga swój optymalny poziom efektywności, dłużej pozostaje w organizacji, wykazuje też większe zaangażowanie w wykonywaną pracę. Jak więc widać daje to obopólne korzyści tak pracownikowi, jak i firmie, dla której pracuje. 4C w on-boardingu W naszej organizacji kładziemy szczególny nacisk na dobrze zorganizowany proces on-boardingu. Działamy w oparciu o tzw. „4C” organizacji. Nazwa wywodzi się z języka angielskiego i składa się z czterech elementów: Compliance – zapewnienie zgodności działania naszej firmy z regulacjami prawnymi i ustalonymi normami (np. RODO). Culture – jakie normy i wzory zachowań obowiązują w czasie pracy. Clarification – cele, wartości i kierunek w jakim zmierza organizacja, kto za co odpowiada i jaką rolę będzie pełnić nowy pracownik w swoim zespole. Connetion – wszystkie działania jakie mogą sprawić, by nowy pracownik poczuł się częścią zespołu (np. zapoznanie z innymi pracownikami, wspólny lunch, wyjście na kawę itp.). Na kilka dni przed rozpoczęciem pracy w firmie Borga wysyłamy mailowo informację o tym, że zbliża się pierwszy dzień pracy. Zawieramy w nim niezbędne informacje dotyczące tego ważnego dla nas i nowego pracownika dnia, m.in. gdzie i o której godzinie pracownik ma się pojawić, do kogo powinien się zgłosić, co zostało zaplanowane w pierwszych dniach wdrożenia. Przekazujemy także informacje nt. bezpłatnego parkingu dla naszych pracowników, gdzie można zjeść lunch lub przygotować sobie posiłek w firmie. Zależy nam na tym, aby pierwsze dni niosły za sobą jak najmniej stresu. Od momentu obustronnej decyzji o podjęciu współpracy, jesteśmy w stałym kontakcie w pracownikiem. Wierzymy, że właśnie takie podejście przynosi pozytywne efekty długofalowe w relacji pracodawca-pracownik. Etapy wdrożenia Każdy dzień wdrożenia jest wcześniej starannie zaplanowany, a osoby biorące udział w szkoleniu nowego pracownika są przygotowane na pojawienie się nowej osoby w organizacji. Tego dnia zawsze mają one wygospodarowany czas dla nowego pracownika, tak aby przekazać wszystkie niezbędne na wstępie informacje oraz móc odpowiedzieć na pojawiające się pytania. Nowemu pracownikowi przekazujemy nie tylko informacje merytoryczne, ale także staramy się zapoznać go z naszą kulturą organizacyjną i specyficznymi dla nas zachowaniami i zwyczajami. Przedstawiamy prezentację multimedialną opowiadającą o historii naszej firmy, w jaki sposób się rozwijaliśmy koncepcję sprzedaży komponentów budowlanych i hal stalowych oraz gdzie jesteśmy obecnie. Omawiamy szczegółowo naszą strukturę organizacyjną, pokazując zależności pomiędzy działami, a przy okazji zapoznajemy nowego pracownika z imionami i nazwiskami kluczowych osób w firmie. Każda nowa osoba w firmie Borga otrzymuje także na początek niewielki upominek składający się z gadżetów firmowych oraz kartkę powitalną podpisaną przez przełożonego. W trakcie okresu wdrożeniowego staramy się wyznaczyć jedną osobę – najlepiej kolegę lub koleżankę z działu – która będzie tzw. „aniołem stróżem” nowego pracownika. Rolą takiego kolegi lub takiej koleżanki jest roztoczenie opieki nad nowym pracownikiem, odpowiadanie na pytania, pomaganie w odnalezieniu się w nowym otoczeniu oraz ułatwianie nawiązywania relacji i znajomości z pozostałymi pracownikami firmy. Informacja zwrotna Po zakończeniu procesu on-boardingu zwracamy się do nowej osoby o feedback na temat okresu wdrażania. Prośba ta jest skierowana w formie krótkiej ankiety zawierającej pytania na temat tego jak pracownik czuł się i został potraktowany w pierwszych dniach pracy w firmie Borga. Są to dla nas zawsze cenne wskazówki, na podstawie których ulepszamy proces wdrożeniowy w oparciu o doświadczenia pracownika (Employee experience). Podsumowując należy wspomnieć, że tak zaplanowany proces on-boardingu nie jest możliwy do przeprowadzenia na wszystkich stanowiskach w naszej organizacji. Staramy się, aby każde stanowisko było objęte takim procesem, jednak to jeszcze cel na kolejne lata. W tej chwili działamy w oparciu o taki schemat na większości stanowisk tzw. „white collar” czyli specjaliści. Dążymy jednak do tego, aby pozostałe grupy pracowników, choćby częściowo mogły być objęte takim systemem wdrożeniowym. Chcesz z nami pracować? Prześlij swoje CV poprzez formularz na www lub na maila [email protected].
